כללים לבחירת תוכנה לניהול עסקי ERP

התוכנה העסקית היא לב ליבו של העסק והיא תשמש את העסק שנים רבות.
א. רכישת התוכנה על כל מרכיביה או חלקם
1   . תוכנת ה ERP מטפלת בהיבטים רבים של ניהול העסק ובנויה ממודולים רבים לא כל המודולים נחוצים לכל עסק.
לדוגמא : עסק המתעסק במסחר בשוק המקומי בלבד לא זקוק למודול יצוא, עסק המוכר שרותים בלבד לא זקוק למודול מלאי וכו'.
יש בתי תוכנה אשר מוכרים כל מודול בנפרד ויש כאלו אשר מוכרים את כל התוכנה כמקשה אחת.
פעמים רבות רוכש בית העסק חלק מהמודולים בשלב הראשון ובשלב מאוחר יותר רוכש נוספים. רצוי לדרוש הצעת מחיר מפורטת אשר כוללת עלות כל מודול.
2.כדאי לבדוק אם אפשר לתפעל מספר חברות על אותה התוכנה ללא תוספת תשלום.
3.מרבית בתי התוכנה מתמחרים עפ"י רשיונות שימוש לעמדות מחשב ויש לבדוק ולשקול לכמה עמדות יזדקק בעת העסק
ב. מחיר השרות השנתי
רצוי לדעת מראש מהם דמי השרות השנתי ומהם כוללים בתוכם

1. האם יש תמיכה טלפונית לאורך כל היום
   
2. מהו זמן המענה לקריאה
   
3. מהו זמן המענה כאשר העסק מושבת
   
4. האם יש יכולת התחברות מבית התוכנה למחשבי העסק
   
5. האם דמי השרות עולים כאשר נרכשים מודולים נוספים
   
6. האם דמי השרות עולים כאשר נרכשים רשיונות לעמדות נוספות
   

ג. מחיר הדרכה והטמעה
כאן צפויות לא מעט הפתעות ! 
כל תוכנה דורשת הטמעה והדרכה לעובדים , נושאים אלו מתומחרים בדרך כלל בנפרד וכוללים מכסה מסוימת של שעות !
יש לקחת בחשבון

1. בניית כרטיסי הנהלת חשבונות עפ"י הגדרות מנהל החשבונות או רו"ח
   
2. העברת מסד הנתונים , כגון כרטסות , יתרות פתיחה , מחירונים , לקוחות , בנקים ספקים ועוד.
   
3. הדרכת כל עובדי החברה בתפעול התוכנה על כל היבטיה כולל ניהול מחסן ותפעול מסופונים לסוכנים ועוד
   
4. ההדרכה יכולה להתבצע במתקני החברה או במתקני בית התוכנה
   

ד. התאמות מיוחדות לצרכי העסק ( תפירה )

1. במקרים רבים נדרשת התאמה מיוחדת של התוכנה לצרכים יחודיים של העסק.
2. יש לתת לבית התוכנה דרישת איפיון מפורטת ורצוי שתערך ע"י יועץ תוכנה , מומחה.
3. יש לוודא כי כל הדרישות מולאו
ה. דרישות חומרה 

1. ככל שהתוכנה מורכבת יותר , דרישות החומרה שלה גבוהות יותר
   
2. יש לדרוש מסמך מפורט עם דרישות החומרה
   
3. יש להתייעץ עם טכנאי מחשבים או יועץ מחשוב שיבדוק את מפרטי המחשבים והשרתים אשר נמצאים בעסק כעת , אפשרות לשדרוגם והתאמתם לדרישות החומרה
   
4. לקבל הצעת מחיר מפורטת להתאמה , שדרוג ורכישה של שרתים , מחשבים
   
5. מדפסות , מסופונים והכל לפי דרישות החומרה המפורטות.
   

ו. ידידותית
קל לדעת מהי תוכנה ידידותית , פשוט שב מול המחשב ונסה לעשות פעולות שונות כגון הפקת חשבונית , הפקת קבלה , איתור לקוח ואיתור פריט לבד בכוחות עצמך וללא עזרה מאיש המכירות של בית התוכנה. אם הסתבכת ונאלצת לשאול הרבה שאלות, אז כנראה שהתוכנה לא ממש ידידותית .

1. תוכנה ידידותית תחסוך כסף רב בהדרכה והטמעה
   
2. תוכנה ידידותית תקלט בנקל בעסק ותחסוך התנגדויות של עובדים
   
3. תוכנה ידידותית תקל על סדר העבודה ותחסוך שעות עבודה
   
4. תוכנה ידידותית תיצור אווירה נעימה בעסק
   

ז. תוכנה לא ידידותית

1. גם פעולות פשוטות כמו עריכת חשבונית דורשות הדרכה
   
2. מתומחרת בשעות הדרכה והטמעה רבות
   
3. הטמעה מלאה של התוכנה בבית העסק משתרעת על פני חודשים רבים
   
4. העובדים כועסים , מתנגדים ושמין מכשולים בהטמעתה
   

בחירה מוצלחת של תוכנה ידידותית והטמעתה המהירה בקרב כל עובדי העסק , תביא לצמיחה בהכנסות העסק ולצמצום בהוצאות רבות .