מה הסוד הגדול בניהול משרד תיווך שעד שלא הבנתי אותו, רק כיביתי שרפות ולא התקדמתי ?

היי אני אורן מזרחי -מנטור ומאמן מתווכים ומנהלים.

אני זוכר בשנים הראשונות שהקמתי משרד תיווך, שלמרות שהיה לי ניסיון כמתווך, הייתי עסוק כל היום לגייס סוכנים ואח"כ לרדוף אחריהם שיעשו את העבודה שלהם והייתי ממש מתוסכל כשזה לא עבד לי. זה הרגיש לי כמו לרדוף אחרי הזנב של עצמי, כאילו אני ממלא מים בדלי מלא חורים שכל חור שאני סותם נפתחים חורים נוספים.

רק אחרי שנצמדתי למנטור הבנתי במה אני טועה ולמה הדברים תלויים בי ולא בסוכנים.

זה היה כאילו מישהו גילה לי את אמריקה, כי אחרי שהבנתי מה אני עושה לא נכון והתחלתי לתקן, שם הגיעה פריצת הדרך שלי .

השבוע ליוויתי 2 משרדים שקיימים מספר שנים ועובדים יפה . אבל הם לא מצליחים להתפתח ולעבור את ההכנסה השנתית הממוצעת שלהם . הם רוצים להכפיל את ההכנסה של המשרד וכאן הם קראו לי כדי שאכנס לתמונה .

אני לא הולך למתוח אתכם אבל אני מדבר על שיטת עבודה אוטומטית כמו השעון בכותרת, שכל גלגל קשור לגלגל אחר ומניע אותו .
למה אני מתכוון ? אני מתכוון לתהליך ברור ושיטתי של שיטה אחידה ,איך מגייסים נכסים במשרד ? תסריט שיחה לגיוס בלעדיות ?עד איזה שכ"ט ניתן להתפשר אם בכלל? איך העבודה עם קונים ? מי מעדכן מה ואיפה? איך מתבצע המעקב והבקרה ועוד הרבה שאלות שהתוצאה הסופית שלהם היא שיטה שמותאמת למשרד שלכם ומתאימה לתמונת עתיד שבו בעל המשרד רואה איך היה רוצה שהמשרד שלו ייראה.

זה מדהים הקסם שזה עושה לעסק ,שיטת העבודה האחידה .

כדי להמחיש לכם את זה תחשבו על קונצרט  שכל אחד מהנגנים ינגן איך שבא לו, איך זה יישמע לכם ?
אתם מתחילים להבין שכל אחד מהעובדים שלכם הוא כמו נגן בקונצרט שזה העסק שלכם .
כשלכל אחד יש צורת עבודה אחרת אין לכם קונצרט יש לכם מלא צלילים שבדכ זה נשמע צורם .
למה זה עוד חשוב ? כמה פעמים קרה לכם שהגיע עובד חדש למשרד מלא תשוקה להצליח ועשיתם לו הדרכה וכשהוא התחיל לעבוד הוא הסתכל על האחרים ופשוט התבלבל ועזב אחרי כמה חודשים .
תסתכלו על אותה תמונה עם משרד שעובד באותה שיטה ועובד חדש שמגיע פשוט מצטרף לקונצרט ומתאים את עצמו אליו.
אוקיי אז איך עושים את זה אתם שואלים ?
אני בעד לקחת דף ולרשום את כל השלבים שפועלים בעסק שלך, אבל לא כמו שהם פועלים היום אלא כמו שהייתם רוצים שיפעלו למשל גיוס נכס למי אתה רוצה שייפנו? מה יגידו לו? איך לטפל בהתנגדויות של המוכרים? איך קובעים פגישה? מתי ? עם מי? איך מתבצעת הפגישה הראשונה? איך מציגים את המשרד? מה מדגישים בו שמתאים למה שאתה רוצה שישודר כלפי חוץ? וכן על זה הדרך עד למכירת הנכס .
מה עושים עם טופס ההחתמה? מה התהליך לאחר החתמת הטופס?

איך אתם רוצים שיעבוד התהליך עם קונים, החל משיחת הטלפון הראשונה ועד סגירת העסקה, כל כמה זמן להתקשר? עם מי לשמור על קשר? ואם אין לכם כרגע דירות להציע לו? איזה מידע חשוב לכם לאסוף על הלקוחות שלכם? ועוד הרבה .

מה התפקיד המדויק של המזכירה אם יש? מה היא עושה בכל יום? מה התפקיד של סוכן חדש במשרד? מה אתם מצפים ממנו בשבוע הראשון השני ולאחר חודש? איך הוא יידע שהוא מצליח?

אני יודע שיש כאלה מביניכם שאומרים שזה הורס יצירתיות ולא נותן לאנשים להתבטא, אבל תחזרו רגע לקונצרט שכולם נגנים מאוד מקצועיים ויצירתיים ובכל זאת הכל מאוד מסודר, מידי פעם כשיש נגינת סולו אז יוצאת היצירתיות של כל נגן, אבל מידי פעם .

אני כמובן לא מדבר רק על המנהלים שלפעמים יודעים איך היו רוצים שהדברים ייראו, אני מתכוון שזה יעבוד כך לגמרי במשרד שלכם למרות שהסוכנים עצמאים.
איך תדעו אם יש לכם שיטה? תחשבו על לנסוע לחו"ל לחודש . איך זה מרגיש לכם? מה יקרה עם העסק שלכם? כמה בלאגן יהיה שתחזרו? זה התשובה לעד כמה המשרד שלכם מתנהל עפ"י שיטה .
אז יאללה לעבודה, לכו תבנו שיטה ותטמיעו אותה בעסק שלכם .