מטרות או לא להיות

בכל מקום מדברים היום על מטרות. כל מנהל, מאמן, או יועץ שמדבר על הצלחה מציין באותו משפט את חשיבותן של מטרות כתנאי בסיסי להצלחה. מטרתו של מאמר זה היא להבין מהו הכוח מאחורי מטרות ולבחון איך עושים את זה חכם.

אז למה לנו לטרוח ולהציב מטרות?

ראשית, מטרה מכוונת וממקדת את העשייה שלנו. ב"אליס בארץ הפלאות" מתואר כיצד שואל הארנב את אליס לאן היא רוצה להגיע. כאשר זו עונה שאינה יודעת, משיב הארנב, "אם כך כל נתיב ייקח אותך לשם". זה יכול להישמע לנו אבסורדי, אבל לחלק גדול מאיתנו לא ברור לאן פנינו מועדות. חלק גדול מחיינו, הן הארגוניים והן האישיים, מתנהל בשגרה מתמשכת ולא תמיד אנו מוצאים את הפנאי להרים את הראש ולשאול- "רגע – לאן?" מטרות מאלצות אותנו לדון בשאלה הלא פשוטה של "מה אני רוצה להשיג?" "לאן אני הולך מכאן?", "מה אני רוצה לעשות כשאהיה גדול?"

שנית, מטרה מהווה אמת מידה לבחון את פעולותיי באובייקטיביות. כיצד מוגדרת הצלחה? "האם אני עובד טוב?" "האם אני משתכר טוב?" אלו שאלות שיהיה קל להשיב עליהן ברגע שהגדרתי לעצמי מטרה. היה והגדרתי כי אני רוצה לבלות כל יום לפחות 4 שעות עם הילדים שלי, אני יכול למדוד בצורה ברורה אובייקטיבית האם השגתי את מטרתי.

כמו-כן, ברגע שיש לי מטרה ברורה ומיקוד, אני מצליח לגייס כוחות ומשאבים לשם השגתה. עצם קיומה של מטרה מדרבן אותי ומניע אותי לפעולה. הימצאותו של פער בין המצב הרצוי למצוי יוצר כוח מניע לצמצם אותו. אנרגיה המאפשרת לי לנוע קדימה ולהתגבר על המכשולים שבדרך. הידיעה שחסרים לי עוד שני ק"ג למשקל הרצוי, שאני צריך לגייס עוד 8 לקוחות חדשים לחברה, או שאני צריך ללמוד עוד 3 פרקים למבחן, מדרבנים ומאתגרים אותי יותר מאשר הידיעה המעורפלת כי אני רוצה להמשיך ולרזות, לגייס עוד לקוחות וללמוד לבחינה. עשרות רבות של ספרים ומחקרים בניהול, שיווק מכירות, ספורט והתפתחות אישית מזהים את היכולת להציב מטרות כאחד הגורמים שמרכיבים ובונים אנשים אפקטיביים במיוחד. אנשים אפקטיביים יודעים בדיוק מה הם רוצים להשיג וכתוצאה מזה גם משיגים יותר. הם אלו שמנווטים את חייהם והם בעלי כיוון ברור לאן הם הולכים.

אם מטרות הן תנאי בסיסי להצלחה, חשוב שנדע איך עושים זאת בצורה חכמה.

תהליך קביעת מטרות הוא למעשה פשוט, אך לא בהכרח קל.

למטרה המנוסחת בצורה "חכמה" וברורה יש חמישה מאפיינים בסיסיים. אם המטרה עומדת בחמשת הקריטריונים האלו היא מוגדרת כמטרה. לצורך הנוחות חמשת העקרונות להצבת מטרה חכמה מנוסחים כראשי תיבות של המילה SMART (חכם) בשפה האנגלית.

1. Specific & measurable ספציפית ומדידה

מטרה צריכה לענות על השאלה: "לאן אני הולך ואיך אני יודע שהגעתי לשם?"

מטרה חכמה מגדירה ומכמתת הכול ואינה כללית ומעורפלת, כך שאין מקום לאי-הבנות.

"אני רוצה לרזות" שונה מ"אני רוצה לרזות 4 קילו תוך 20 יום". אם לא ניתן למדוד את השגת המטרה, לא ניתן לנהל אותה.

המטרה צריכה להיות מוגדרת כתוצאה סופית רצויה. מטרה עונה על ה"מה" אני רוצה להשיג. בעוד תוכנית הפעולה עונה על ה"איך". עלינו לזכור כי לכל מטרה ישנן דרכים שונות להשיגה, לפיכך תוכנית הפעולה היא גמישה, אך המטרה היא קבועה.

לעיתים אנו מחליפים בין השניים ומציבים מטרות שעוסקות ב"איך". לדוגמה, קביעת מטרות כגון ל"אכול רק ירקות במשך שבוע" או "לא לאכול מתוקים" במקום מטרה סופית של "לרזות 4 ק"ג תוך 20 יום" יכולה להוות מלכודת ולגרום לעשייה רבה, אך עם מעט הישגים. אם אכלתי עוגה השבוע אין זה אומר שנכשלתי בהשגת המטרה, זה כנראה אומר שאצטרך לנהוג בפעולות נוספות בכדי להשיג את המטרה.

2. Motivating מעוררת מוטיבציה

מטרה חכמה היא מטרה שמושכת אותי ושאני מרגיש מחויב אליה מכל הלב. מטרה צריכה להיות חלק מהחזון הארגוני או מהיעדים האישיים שלי בחיים. אם המטרה נמצאת באי-הלימה לערכים שלי, אינה תורמת לצמיחה אישית או למטרות הארגון, סימן שזוהי מטרה שבסופו של דבר תפגע במוטיבציה שלך במקום להמריץ אותך.

לפיכך, יש לנסח את המטרה בחיוב, כמשהו שאני רוצה להשיג ולא כמשהו שאני רוצה להימנע. לדוגמה: עדיף להגדיר את המטרה כ"לרכוש רכב מסוג X בשנה הקרובה" מאשר "לבזבז פחות 20,000 ₪ השנה" ; "להגדיל את שעות הזמן הפנוי" במקום "להיות פחות לחוץ". 

3. Attainable בת השגה

מטרה חכמה היא מטרה מאתגרת, אך ניתנת להשגה. מטרה בעלת רף גבוה מידי הנמצאת מעבר ליכולות שלנו עלולה לגרום בסופו של דבר ללחץ ולדימוי עצמי נמוך. מנגד, יש להיזהר שלא לכוון נמוך מידי. מטרות שאינן מאתגרות הן חסרות משמעות.

לשם כך עלינו להעריך עד כמה יש לנו שליטה על התוצאה או על כל הפרמטרים להשגת המטרה. היה ואין לנו שליטה, או שליטה חלקית -ניתן להגדיר מטרה במונחי תשומות (מה אני הולך להשקיע) במקום במונחי תפוקות (מה אני רוצה להשיג). למשל, אם אין לי שליטה על כמות ההכנסות ממכירות, כי היא תלויה בגורמים נוספים, אני יכול להציב מטרה של מספר פניות ללקוחות בשבוע, או מספר פגישות מכירה בחודש.

4. Relevant רלוונטית

מטרה חכמה צריכה להיות רלוונטית לשאר המטרות שלי. 20 אחוז מהפעילות שלנו תורמים ל-80 אחוזים מהתפוקה שלנו. האם המטרה שלנו נמצאת באותם 20 אחוזים שמניבים 80 אחוז מהערך? האם המטרה קשורה ליעדי הארגון? האם המטרה נמצאת בהלימה למטרות נוספות שלי בחיים? עלינו לברר כי המטרה אינה מטה את כיוון זרימת האנרגיה מהדברים החשובים. לדוגמה, מנהל חנות ברשת שמטרתה להעלות את הרווחיות ב-20 אחוזים, יכול להציב מטרה של טיפול בכל לקוח למשך 10 דקות לפחות כדי לתת שירות טוב. זוהי אמנם מטרה המנוסחת בצורה חכמה, אך ייתכן כי למטרה זו יש השפעות לוואי. ייתכן כי אנשי המכירות יתפנו לסייע לפחות לקוחות ובכך עלולה להיפגם מטרת החברה לשיפור רווחיות.

5. Traceable ניתנת למעקב

מטרה חכמה ניתנת לפירוק ליעדים ולמעקב. את המטרה יש לפרק למקטעים קצרים הניתנים למעקב ביתר קלות, המאפשרים לבחון את ההתקדמות ולהעריך את המאמצים שנעשו. נתבונן לדוגמה בשני אנשי מכירות שצריכים לסגור 144 עסקאות בשנה. איש מכירות א' בוחר להסתכל על המספר כמטרה שנתית. איש מכירות ב' מחליט לחלק את המטרה ליעד חודשי של 12 עסקאות בחודש ואח"כ ליעד של 3 עסקאות בשבוע. עברו יומיים – שני אנשי המכירות סגרו עסקה אחת. מי מרגיש יותר טוב? סביר להניח כי מי שסגר עסקה אחת ונותרו לו עוד שתי עסקאות השבוע ירגיש בעל מוטיבציה רבה יותר ממי שיש לו 143 עסקאות לסגור השנה.

לפיכך, קביעת מקטעי ביניים ותאריך התחלה ותאריך סיום מסייעים לנו להימנע מסחבת.

דגש נוסף – מטרות ויעדים צריכים להיות כתובים. הכתיבה מכריחה אותנו לנסח ולהשקיע מחשבה ויוצרת מחויבות ומעין חוזה שלנו עם עצמנו. אמצעי נוסף להגברת המחויבות הוא לשתף אנשים נוספים בארגון או במשפחה במטרה שלי. כאשר אני יודע שהתחייבתי בפומבי להשיג משהו, לרוב גורם להשקיע מאמץ נוסף.

אז קדימה – להציב מטרות!

בהצלחה