ניהול זמן או התנהלות בזמן ??

                                      ניהול זמן או התנהלות בזמן ?

                         מעט : נעמי גינת- מאמנת אישית ומנחת סדנאות

הזמן לא ניתן לעיכוב, לעצירה או לזירוז ;

ואי אפשר לחסוך זמן  ע"י יצירת בנק של שעות, שנצבר לזכותנו.

כשאנו "חוסכים זמן", הכוונה שאנו מקצרים את  משך הזמן המוקצה לפעילות מסוימת, כדי להשאיר לעצמנו יותר זמן עבור פעילויות אחרות.

אולם כאן טמון הפרדוקס : עצם הניסיון "לחסוך זמן" – מצריך השקעה של זמן !

על-מנת לוודא שאנו מנצלים את המשאב החשוב והמתכלה הזה בצורה אפקטיבית ויעילה – נדרש זמן לתכנון, לבדיקת אפקטיביות, לשיפור היעילות וכו'

יש המנסים  "לחסוך זמן" ע"י הגדלת ההספק שלהם, דהיינו: ביצוע פעולות רבות ככל הניתן, בפרק זמן נתון. למשל: לנצל את זמני הנסיעה לעבודה וממנה, לצורך התקשרויות טלפוניות , פתיחת מיילים , קריאת חומר וכו'

יש ה"חוסכים זמן" בכך שהם מפחיתים בזמן המוקדש לפעילויות פחות מספקות, ומפנים זמן לפעילויות רצויות ומהנות יותר. למשל : ויתור על גיהוץ הכביסה, ורכיבה על אופניים בטבע- במקום. או: העסקת עוזרת למשק-הבית, כדי ללמוד קורס מעניין.

לעומתם- יש כאלה אשר  "מתנהלים בזמן" : הם אינם מנהלים את המשאב היקר, ונותנים לזמן  "לנהל" אותם. זאת  ע"י כך  שהם מבצעים פעולות לא-מתוכננות ואקראיות ,תוך שהם  נענים לדרישות הסובבים אותם, או "נסחפים" לעסוק בפעילות שולית כלשהיא.

ניהול זמן הוא למעשה ניסיון לרכוש שליטה בחיים שלנו ; שאיפה לנצל את משאב הזמן באופן הכי אפקטיבי ויעיל.

בעידן המודרני- הופכת משימת ניהול הזמן- להכרחית ומורכבת מבעבר.

הטכנולוגיה המודרנית משופעת ב"קוצבי זמן" ו"ממחישי זמן" : שעונים למיניהם הממוקמים על פרק ידנו,על צג מחשבנו, בלוח המחוונים במכוניתנו, על צג הטלפון הסלולארי שלנו ועוד.  תצוגת "תאריכי התפוגה" על אריזות המזונות שלנו, תשלום החשבונות שלנו הקצוב בזמן-פירעון שאי-עמידה בו גוררת קנס,

שערי החליפין בבורסה המשתנים תכופות במהלך הזמן,

לוחות-זמני ההסעה בתחבורה הציבורית והטיסות, שלטים אודות מועדי הפתיחה והסגירה של חנויות ושירותים שונים, לוח המשדרים בערוצי הטלביזיה שלנו ועוד.

אנו משתמשים ב"קוצבי זמן" גם בשפה הכתובה והמדוברת שלנו : סימני הפיסוק , הסמלים בחוברת התווים, ותנועת היד "רק רגע" – הינם רק חלק מהם.

ערך הזמן בעיננו- משתנה במרוצת החיים, והוא מושפע ממשתנים כמו :  גילנו, האישיות שלנו, מצבנו המשפחתי והשלב בו נמצאת הקריירה שלנו .

TIME  IS  (ONLY)  MONEY  ?  

חישוב שוויין של השעות , בכסף – הוא אך דרך פשטנית להתייחס לערכו של הזמן. מעניין לציין כי אנשים מוכנים לבזבז זמן הרבה יותר בקלות ,ביחס לבזבוז של כסף ! מחקר רב-משתתפים שהדגים זאת – חלק את אוכלוסיית המדגם ל-2 קבוצות : כאלה שהובטח להם מוצר בתמורה ל-4 שעות עבודה ; וכאלה ששלמו עבור המוצר בכסף. המוצר לא היה מוצלח, אולם למשתתפים ששלמו עבורו בזמן עבודה- היה קל יותר להשלים עם העסקה הכושלת , ביחס לאלו שנדרשו לשלם עבור אותו המוצר בכספם.

בעולם הכלכלי  נקבע שוויו של מוצר/שירות – עפ"י המחיר שצרכנים מוכנים לשלם בעבורו. לפיכך אחת הדרכים לקביעת ערכו של הזמן היא התשובה לשאלה : כמה כסף  אנו מוכנים לשלם לאדם, שיחסוך מאיתנו פעילות שאנו מעדיפים להימנע ממנה.  לדוגמא : עוזרת בית, עריכת קניות בטלפון או באינטרנט, עובד מכבסה,  שוטף מכוניות וכו'

אנשים המעסיקים נותני שירות שכאלה- קונים בכספם שליטה טובה יותר על זמנם, ולמעשה- משלמים כסף ,כשכר עבודה, בתמורה ליותר זמן פנוי.

זהו מצב של WIN-WIN  : נותני השירות חפצים בתשלום, ומזמין השירות – בהקצאת יותר מזמנו ,לפעילויות נבחרות.

בעולם המודרני מרבים כולנו לצרוך מוצרים שאמורים "לחסוך לנו זמן" :

מזונות מעובדים ומוכנים, בגדים ללא צורך בגיהוץ, רובוט המנקה את הבית בהעדרנו ועוד.

הבנקים, חברות הסלולר , ספקיות האינטרנט  ואחרים- נותנים שירות מהיר ויעיל ללקוחותיהם הרגישים יותר לזמן, דוגמת הלקוחות העסקיים.

חברות שונות המספקות לנו שירותים ומוצרים- מתמחרות אותם דיפרנציאלית, בהתאם למועד בו מתבצעת ההזמנה : חברות התיירות מספקות נופשונים מוזלים "ברגע-האחרון", על צריכת החשמל בשעות הלילה – משלמים תעריפים זולים יותר, מחירי המלונות בקיץ- גבוהים יותר, ו"ארוחה עסקית" בצהרים – זולה משמעותית מארוחה דומה המוגשת באותה מסעדה ,בערב.

"ניצול הזמן" במובן הכלכלי- בא לידי ביטוי גם ב- TIME SHARING בבנייני משרדים וקליניקות, בניצול המנוף שבאתר הבנייה – לעבודה גם בשעות הלילה, ובשימוש בחדרי הניתוח שבבתי-החולים, לאורך כל היממה.

קונפליקטים הקשורים בזמן  :

לזמן שלנו – תובעים רבים : הממונים בעבודה, בן-הזוג, הילדים, החברים,

הסידורים, ההתנהלות בדרכים, תחזוקת הגוף שלנו  ועוד רבים.

לכאורה- משבגרנו- יש לנו יותר אוטונומיה ושליטה בניצול הזמן שלנו ;

אולם רבים חשים כי בפועל- הולכת ופוחתת כמות הזמן הפנוי שברשותם.

יום העבודה מוגדר , להלכה, כ-8-9 שעות עבודה ביממה ; אולם למעשה ישנם רבים המבלים בעבודה ובדרכים אליה וממנה- הרבה יותר מכך. גם כשהם שבים לעת ערב הביתה- הם "נאלצים" להקדיש מזמנם להשלמת משימות הקשורות בעבודה, לטיפול במשק-הבית ובמשפחה, לבצוע "סידורים" וקניות וכו' וכו'

החברה המערבית שופטת בחומרה אנשים שאינם עומדים בלו"ז, מאחרים, דחיינים, איטיים , בלתי אפקטיביים ולא יעילים בניצול הזמן. הם נתפסים כבלתי אמינים, לא מתאמצים, לא משביעי-רצון ופחות ראויים.

כדאי להשקיע בתכנון-הזמן !

אנשים רבים נוטים "להתנהל בזמן"  ולא לתכנן מראש את ימיהם; שכן התכנון אינו מספק תחושה  מהירה של הישג, כפי שמספקת העשייה.

מאידך, תכנון מוביל לתחושת שליטה במשאב הזמן, גורם לניצול אפקטיבי ויעיל שלו , ומקדם את השגת המטרות הרצויות.  

       "היכולת להתרכז ולנצל את הזמן בחוכמה היא הכל".         (לי איאקוקה)

    .

תכנון זמן הוא חלק מניהול הזמן ומניהול עצמי בכלל ; והוא מבוסס על סדרי העדיפויות והקדימויות שלנו . זו מיומנות הניתנת להקנייה, שיפור ושכלול.

מבחינים בו ב-3 מושגים עיקריים : "חשוב", "דחוף", ו-"איזון".

דחוף=  טעון עשייה מיידית , שלא ניתן לדחות אותה. תובעני. לרוב- מהווה תגובה על משהו שקרה/נידחה . תוצאותיו ניכרים בטווח הקרוב, ולרוב- הינן בלתי-הפיכות.

חשוב= בעל ערך עבורנו , תורם להגשמת מטרותינו , יוצר השפעה ארוכת-טווח על חיינו, מחייב פעולה יזומה מצידנו להשגתו. לרוב- סובל דיחוי.

רק בגלל שמשהו "דחוף" – זה לא עושה אותו גם   "חשוב" !!

המטריצה דחוף/חשוב שלהלן- ממחישה את חלוקת הזמן לפי עקרונות דחוף/חשוב:

 חשוב-דחוף:

משימות שחייבות להתבצע מיידית

צריך לשאוף למזעור מספרן !

למשל: להתכונן למבחן של מחר, לטפל בתקלה באוטו, ליטול תרופה.

חשוב- לא דחוף:

"זמן איכות". פעולות התואמות את ערכינו,

 עקרונותינו וסדרי-העדיפויות הרצויים לנו. תוצר של תכנון והתכוונות.

למשל: שמירה על אורח חיים בריא, למידה והתפתחות אישית.

זהו הרביע שעל-פיו ראוי שננהל את זמן-חיינו

דחוף-לא חשוב:

פעולות מסיחות, לא בעדיפות ראשונה.לרוב- מתוך תגובה והיענות לתביעות של אחרים.

כמו: דוא"ל , תשלום חשבונות וקנסות.

רביע הדורש התייחסות קצרה ועניינית.

לא דחוף- לא חשוב :

רביע המייצג את "בזבוז הזמן" והבטלה.

כולל פעולות כמו : שוטטות סרק באינטרנט, "זיפזופ" בין ערוצי הטלביזיה , שיחות טלפון ממושכות ללא תוחלת.

צריך לחתור לצמצומו עד למינימום.

 איזון = שמירה על היחס הרצוי , ניהול קונפליקטים  שיש לנו לגבי מיצוי הזמן;  בהתאם לערכים ולעקרונות המשמעותיים עבורנו.

למשל : מציאת האיזון בין משפחה לקריירה, בין הזמן לעצמי והזמן הזוגי, בין ההשקעה בלמודים לבין ההשקעה בחברים ובילויים  וכיוצ"ב.

 לסיכום: רובנו נוטים לעשות במקום לחשוב ולתכנן. תוצאות התכנון ניכרות רק כעבור זמן, ולכן מעניקות פחות תחושה של הישגיות וודאות לחיינו. לספונטניות נילווה דימוי של הנאה תוך ניצול ההזדמנות שהרגע מספק. אולם אם אדם חותר לגשר בין ה-מצוי לבין הרצוי לו בחייו, להיות אפקטיבי ויעיל – חייב הוא לקחת מנהיגות ואחריות על תכנון הזמן והמיצוי שלו.

 פבר' 2011