האצלה בהאצלת סמכויות

האצלה בהאצלת סמכויות/לילך זיו-קנדלי
"אין לי זמן, אני עמוס, יש לי המון משימות על הראש, לא מספיק…"  מוכר?
מהי "האצלת סמכויות"?
ההחלטה להאציל סמכויות נובעת מכך שיש לך יותר מידי דברים לעשות וקשה מאוד לעשות הכל בעצמך, והיא העברת משימות לאחר, בין אם בעבודה לכפיפים ואפילו העברת משימות הבית לבן הזוג ולילדים, תוך שמירה שהכל מתנהל כשורה ולקיחת האחריות על התוצאה.
מה יוצא לי מזה?
• מאפשר לעשות יותר דברים, כולל את הדברים שתמיד רצית לעשות, אך לא היה לך זמן לכך..
• מאפשר לפנות זמן לאסטרטגיה, לתכנון ומחשבה.
• מאפשרת ניהול אפקטיבי יותר.
• מלמד לוותר ולתת אמון באחרים.
• מאפשר לפתח כישורים ומיומנויות של אחרים ולהגביר את הביטחון העצמי שלהם.
אז מה עוצר אותי?
• "אני היחיד שמסוגל לעשות את זה כמו שצריך"
• "בזמן הדרוש לי כדי להסביר למישהו אחר, כבר הייתי מספיק לעשות את העבודה בעצמי"
• "התאכזבתי בעבר, לא חושב שלאחרים יהיה אכפת כמוני.."
• חוסר אמון באנשים
• אי קבלת הבדלים- אנשים רבים מחפשים אדם שייבצע את המשימה בדיוק כפי שהם היו עושים אותה. זו אפשרות לא ריאלית כדאי לקבל שהתוצאה תהיה "טובה מספיק" ומניחה את הדעת, שתענה על הסטנדרטים והעקרונות העיקריים שהצבתם, גם אם לא בדיוק כמו שהיית רוצה שהמשימה תבוצע.
פעם סיפר לי בחור, שאשתו רוצה שיעזור לה עם עבודות הבית(כן, גם זה "האצלת סמכויות..") – הוא מהיר ומשימתי והיא מאוד פדנטית. כשהוא מבצע את המשימה, לעולם אינה מרוצה היא, כי אינו מבצע איך שהיא היתה עושה. הדבר גורם לחיכוכים רבים ואי שביעות רצון לשני הצדדים.
כדאי שהיא תקבל את התוצאות שיהיו בעיקרן באופן מספק, גם אם לא ב-100% באופן שהיא היתה עושה.
"ניהול קופים"
תדמה את כל המשימות שיש לך כקופים.
תאר לעצמך שהחדר שלך מלא בקופים אשר דורשים תשומת לב, אוכל והתעסקות, ממש כמו המשימות שבראשך. ברור לך שהקופים רבים ואין לך יכולת לטפל בכולם לבד. מה תעשה?
שלבים בניהול נכון של הקופים:
1. אילו קופיםמשימות יש לי?
• יש משימות שחייבים להאציל= 
א.משימות שלא שלך, אבל אימצת אותן = חובה להאציל! 
ב.משימות שאתה לא צריך לעשות, אבל אוהב לעשות.
• משימות שכדאי להאציל= משימות שגרתיות שאחרים יכולים לעשותם טוב כמוך.
• משימות שאפשר להאציל= משימות שנדרשת להם מיומנות מסויימת, מצריך ללמד את האחר.
• משימות שאסור להאציל= משימות קשות מידי או שתחת אחריותך הבלעדית.
2. לבחון מה נדרש לטיפול בקוף הזה? אוכל, חום, מחסה..
    אילו יכולות וכישורים נדרשים לביצוע המשימה?
ייתכן ומחשבה, או יחסי אנוש טובים, ציוד מסויים, קשר ספציפי…   
 3.על מי להאציל? מי יטפל בקוף? בחן:
• אילו כישורים יש לאנשיך?
• מה מתאים לכל אחד מהם?
• מי מהם זקוק לתמיכה והכוונה?
4. איך להאציל? איך להעביר את "הקוף"?
• הסבר מדוע המשימה חשובה והיכן זה נמצא בתמונה הכללית של עשייתכם
• תאר מה הרקע של המשימה- מה היה עד כה, אנשים רלבנטיים וכדומה.
• הסבר מה היית רוצה שיתבצע, מה פרטי המשימה
• תאר את מידת הסמכות שנותן לו לטיפול "בקוף".
• קבע מהן התוצאות הרצויות –בזמן, איכות, כסף, היקף וכו'
• החליטו יחד כיצד ייערך הדיווח לך ומה התמיכה הנדרשת וקבעו פגישות מעקב.
5. איך לעקוב אחרי הטיפול קוף? מצוי ורצוי והפער בניהם.
כדאי שתפנה זמן לפיקוח על המשימות שהאצלת. בדוק:
א.מה ביקשת שייעשה?
ב.מה נעשה?
ג. מה הפער? ואיך לצמצם את הפער?
6. משוב וקרדיט על הצלחת הטיפול- בסיום המשימה למבצע שלה.
גלגל ההצלה ברשותך, בחן את הקופים, גבה את עצמך ותשחה במלאכת הניהול בהנאה וזרימה להצלחתך.