5 טעויות בניהול זמן (וגם איך מתקנים אותן בקלות)

מחקרים מראים שניהול נכון של זמן עוזר להפחית באופן משמעותי את רמות המתח והלחץ לאורך היום וזאת בזכות העובדה שהוא מאפשר לנו להיות יותר פרודוקטיבים. (בעבודה אבל גם בבית). 

ניהול זמן ומשימות נכון מאפשר לנו להשקיע גם בהתפתחות אישית, בתחביבים המסבים לנו הנאה ולא רק במטלות ובמשימות שהן בגדר 'חובה' ו'הכרח'.

רבים מאיתנו יודעים שניתן לנהל זמן ומשימות יומיות ושבועיות באופן יעיל יותר, אבל לא תמיד מצליחים לזהות את הטעויות בתהליך ובטח שלא מודעים לכך שניתן לתקן אותן בקלות יחסית. 

הנה 5 טעויות נפוצות בניהול זמן ומשימות שלנו וכיצד ניתן לתקן אותן:

טעות #1:

לא לעבוד עם רשימת משימות

כמה פעמים ביום עוברת לך בראש המחשבה הזאת של:  'אוף, אני זוכר שיש איזה משהו שאני חייב להספיק לעשות היום, אבל מה'? 

זה סימן שאתה לא עובד עם רשימת משימות, או שאולי, אתה עובד איתה לא נכון.

אחד הטריקים ברשימת משימות יעילה הוא תיעדוף נכון. (דירוג כל המשימות ועבודה עליהן ע"פ סדר החשיבות שקבענו 1-5) 

עוד דרך פשוטה וקלה לתיעדוף היא שיטת המטריקס של אייזנהאואר: 

גם משימות הכתובות באופן 'מעורפל' ברשימה יכולות לפגוע באפקטיביות ובניהול הזמן, למשל, משימות שכתובות ככה:

'להתחיל לכתוב דו"ח' או  'לתקן את הצעת המחיר' 

אלו משימות שכתובות בצורה כללית מידי ולא לגמרי ברור מה בדיוק אני צריך לעשות כדי להשלים אותן.

חוסר פירוט של פעולות קונקרטיות יגרמו לך להתמהמה בביצוע המשימה או להחמיץ פעולות הכרחיות בדרך להשלמתה. מומלץ לפרק משימות גדולות למשימות קטנות ומוגדרות.

טעות #2:

 לא לקבוע לעצמך יעדים אישיים

איפה תרצה להיות בעוד חצי שנה מהיום? ובעוד שנה? ובעוד 10 שנים? לא יודע? זה הזמן לקבוע ולהגדיר לעצמך יעדים אישיים.

קביעת יעדים זו ה -דרך לניהול טוב יותר של זמן. 

יעדים נותנים לך כיוון ועוזרים לך לקבוע במה שווה להשקיע את הזמן שלך ואילו פעולות הן לא יותר מ'הסחות דעת'.

טעות #3:

 דחיינות

מעדיף לדחות משימות שצריך לעשות עכשיו לאח"כ?

קודם כל, הדחיינות גורמת לך להרגיש אשם ש'עדיין לא התחלת'. וכשאתה כבר מתחיל לעבוד – זה לרוב יהיה ברגע האחרון (ובלחץ), העבודה עצמה תיעשה באופן מרושל יותר במקרה אחד או שלא תהיה מוכנה בזמן הנדרש במקרה אחר.

אחת האסטרטגיות המוצלחות יותר להביס את הדחיינות היא פשוט להקציב למשימה 'בעייתית' רק 10 דק'. לעיתים דחיינים מרגישים שהם חייבים להשלים משימה מתחילתה ועד סופה בפעם אחת. הציפייה הגבוהה הזו מעצמם גורמת להם להרגיש מוצפים ולחוצים וכתוצאה מכך הם נמנעים מביצועה עד כמה שניתן. הקצבת 10 דקות לעבודה בכל פעם עוזרת להתגבר על ההלם והרתיעה ומעודדת אותנו להתחיל לעבוד עם יותר ביטחון.

טעות #4:

עבודה על מספר משימות במקביל (מולטיטסקינג) 

כדי להתגבר על העומס דפנה עונה באופן קבוע למיילים בזמן שהיא משוחחת עם לקוחות בטלפון.

מחקרים מראים שלוקח לנו בין 20%-40% יותר זמן לסיים רשימת משימות כאשר אנו עובדים על מספר משימות במקביל מאשר אם היינו מבצעים את אותן משימות ברצף (כלומר, אחת אחרי השנייה).

התוצאה מהעבודה של דפנה: שתי המשימות שלה דורשות ממנה יותר זמן השקעה בפועל ואיכות עבודתה טובה פחות – המון טעויות במיילים שלה וגם לקוחות מתוסכלים (ועצבניים) מחוסר הריכוז שלה בשיחה.

ההמלצה: התמקדות רק במשימה אחת בכל פעם נותנת לנו הספק מהיר יותר ואיכות עבודה גבוהה יותר.

טעות #5:

שיבוץ לא נכון של משימות לאורך היום

אתה טיפוס של בוקר? מקבל בוסט של אנרגיה רק אחרי ארוחת הערב? לכל אחד מאיתנו קצב עבודה שונה וזמן אחר ביום בו נרגיש 'בשיא שלנו'.

ניצול זמן נכון הוא תיזמון עבודה בעלת ערך גבוה לשעות בהן אתה בשיא האנרגיה שלך (סיעור מוחות, עבודה הדורשת יצירתיות, ריכוז וכו') ועבודה קלה/בעלת ערך נמוך  לשעות בהן האנרגיה שלך היא יותר נמוכה (בדיקת מיילים/החזרת טלפונים וכו').

אם נהייה קצת יותר מודעים לסגנון העבודה האישי שלנו לאורך היום ונדאג לבצע את השינויים הקטנים הנדרשים – ההספק היומי שלנו יעלה פלאים והאנרגיה והרוגע ישמרו לאורך כל היום.

בהצלחה!